Magatartási szabályzat

1.0 Bevezetés

Az Orkla (1) elkötelezett amellett, hogy a felelős, etikai és stabil vállalati és üzleti alapelvek szerint működjön, valamint hogy betartsa az összes alkalmazandó törvényt és állami szabályozást. Ez megköveteli az összes alkalmazott közös erőfeszítését (2).

Ez a magatartási szabályzat vonatkozik az Orkla összes alkalmazottjára és igazgatótanácsi tagjára (3)  mindenütt a világon az Orkla tulajdonában lévő egységekben. Megállapodás szerint vonatkozhat még független szakértőkre, közvetítőkre vagy más, az Orkla nevében eljáró személyekre. A dokumentum keretet biztosít az Orkla által felelős magatartásként definiált viselkedéshez, és átfogó alapelvek és konkrét követelmények kombinációján keresztül meghatározza az alkalmazottak egyéni felelősségeit. Ez nagyban az Orkla céljai és értékei dokumentumban meghatározott alapértékeken és az Orkla vállalati felelőssége dokumentumban leírt elveken alapul.

Ez a magatartási szabályzat nem kínál részletes áttekintést arról, mi tekintendő felelős magatartásnak. A törvény és az etikai normák szerinti cselekvés végső felelőssége mindig is egyéni felelősség marad.

2.0 Általános alapelvek

2.1 Tartsd be a törvényeket és szabályozásokat

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak be kell tartania a közjog rendelkezéseit és a kötelező érvényű nemzetközi követelményeket az Orkla számára végzett összes tevékenysége során

Az Orkla Groupnak, az egyes vállalatoknak, alkalmazottaknak és igazgatótanácsi tagoknak mindig tiszteletben kell tartaniuk az alkalmazandó helyi törvényeket és szabályozásokat. Ezenfelül az összes alkalmazottnak be kell tartania a belső vállalati irányelveket. Bizonyos esetekben ezek az irányelvek szigorúbbak, mint a közjog és a közjogi szabályozások.

2.2          Az Orkla érdekeit legjobban szolgálva járj el

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak hűségesnek kell lenniük az Orkla vállalathoz, és az Orkla érdekeit legjobban szolgálva kell eljárniuk.

A hűség azt jelenti, hogy azon kell dolgozniuk, hogy az Orkla érdekeit legjobban tudják támogatni, és a közjog és az Orkla irányelveinek keretén belül elsőbbséget biztosítsanak az Orkla érdekeinek más érdekekkel szemben. Mindig a legjobb ítélőképességünket kell használnunk, hogy erősítsük az Orkla értékteremtését, védjük a vállalat érdekeit, és hozzájáruljunk a folyamatos fejlődéshez.

2.3          Légy becsületes

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak becsülettel kell eljárnia az Orkla számára végzett tevékenysége során.

A személyes feddhetetlenség azt jelenti, hogy „azt tenni, amit helyes”, akkor is, ha senki nem figyel. Mindig őszintének, igazmondónak és megbízhatónak kell lennünk. Az Orkla céljai és értékei dokumentumban leírtaknak megfelelően az Orkla alapvető értékeivel összhangban kell eljárnunk, és ezeket az értékeket úgy kell elősegítenünk, hogy felelősen járunk el a kollégáinkkal, az üzleti partnereinkkel és az egész társadalommal.

2.4          Tisztelettel és törődéssel viseltess mások és a környezet iránt

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak tisztelettel és kellő törődéssel kell kezelnie az embertársait és a környezetet.

Az Orkla egy olyan vállalati kultúrát támogat, amelyet a többi ember, azok tulajdona és a környezet iránti tisztelet és törődés jellemez. Úgy kell viselkednünk, hogy az bizalmat ébresszen akkor is, amikor a munkatársainkkal működünk együtt és akkor is, amikor beszállítókkal, ügyfelekkel és más üzleti partnerekkel vagy hatóságokkal érintkezünk.

3.0 Konkrét alapelvek

3.1          Védd az Orkla tulajdonát és jó hírnevét

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak védenie kell az Orkla tulajdonát, vagyontárgyait és jó hírét.

Az Orkla és a vállalatainak jó híre fontos ahhoz, hogy sikeresek tudjunk lenni. Az alkalmazottaknak és igazgatótanácsi tagoknak el kell kerülniük az olyan tevékenységeket vagy viselkedést, amely árthat az Orkla jó hírnevének.

Minden alkalmazottnak felelősen és elővigyázatossággal kell eljárnia, hogy védje az épületeket, gépeket, berendezéseket és egyéb tulajdont a visszaéléstől, lopástól, sérüléstől vagy pusztítástól. A szellemi termékeket, mint például a szabadalmakat, tervrajzokat, védjegyeket, recepteket, know-how-t, ötleteket és információkat szintén védeni kell.  Az Orkla tulajdona és vagyontárgyai nem használhatók fel az alkalmazott saját céljaira, kivéve, ha ezt egyeztették az illetékes személyzettel.

3.2          Járulj hozzá az Orkla környezeti és munkavédelmi víziójának a megvalósításához

Minden alkalmazottnak hozzá kell járulnia ahhoz, hogy megvalósuljon az Orkla víziója a „zéró károsodásról” az emberek, a környezet és a társadalom vonatkozásában.

Az alkalmazottaknak segíteniük kell ennek a víziónak a megvalósításában azzal, hogy együttműködnek a vezetőséggel, betartják az Orkla környezetvédelmi és munkavédelmi irányelveit, és használják a józan ítélőképességüket. Az alkalmazottaknak értesíteniük kell a közvetlen felettesüket a munkahelyi egészséggel és biztonsággal, a fogyasztók egészségével vagy a vállalat környezetre gyakorolt hatásával kapcsolatos fontos kérdésekről. Bátorítjuk az alkalmazottainkat, hogy adjanak közvetlen visszajelzést a kollégáknak a környezettel és a munkavédelemmel kapcsolatos kérdésekről a „Köszönjük, hogy érdekel!” elv alapján.

3.3          Kerüld a diszkriminációt és a zaklatást

Minden alkalmazottnak el kell kerülnie az olyan viselkedést, amely diszkriminációnak vagy zaklatásnak minősülhet.

Az Orkla célja egy olyan munkahely, amelyet a sokszínűség és a diszkrimináció-mentesség jellemez. Ennek a célnak az eléréséhez az kell, hogy minden alkalmazott tisztelettel bánjon a kollégáival, az ügyfelekkel, az üzleti partnerekkel és másokkal. Az alkalmazottaknak el kell kerülniük a zaklatás minden formáját, illetve minden olyan, a munkatársak vagy üzlettársak felé irányuló viselkedést, amely fenyegetőleg vagy lealacsonyítólag hathat. Semmilyen hátrányos megkülönböztetés (nem, szexuális irányultság, kor, etnikum vagy vallási meggyőződés miatt), ami sérti az alkalmazandó jogot, nem engedélyezett. Az alkalmazottaknak fogékonynak kell lenniük a kulturális különbségekre, és tisztelniük kell azokat.

3.4          Az üzleti információkat kezeld nagy óvatossággal

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak megfelelő gondossággal kell kezelnie az Orkla vállalatra vonatkozó információkat, a nem nyilvános információkat pedig bizalmasan kell kezelni.

Az ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, munkatársakkal és a társadalommal párbeszéd útján és a perspektívák megosztásával lehet bizalmas kapcsolatot kiépíteni. Ugyanakkor a bizalmas információk közzététele árthat az Orkla üzletének vagy jó hírnevének. Bizalmas információ alatt általában olyan információt értünk, amely nem ismert vagy nem szabad, hogy ismert legyen a nyilvánosság számára. Ilyen információk például az üzleti tervek, költségvetések, marketing és értékesítési programok, receptek, tervelőírások, ügyfél-nyilvántartások és hasonlók.

Az alkalmazottak és az igazgatótanácsi tagok soha nem tárhatnak fel bizalmas információt senki előtt, aki nem a vállalat tagja, kivéve ha egy illetékes felettes kifejezetten engedélyezi az ilyen feltárást, vagy ha a törvény követeli meg azt.

Az Orkla vállalatra vonatkozó azon információ, amely nem került nyilvánosságra, az Orkla tulajdonának tekintendő. Ezért a feltárási tilalom időkorlát nélkül folytatódik az alkalmazás megszűnése vagy az igazgatótanácsi szolgálat idejének letelte után is.

3.5          Kerüld az érdekellentéteket

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak hűségesnek kell lenniük az Orkla vállalathoz az érdekellentétek elkerülésével.

Az alkalmazottak és igazgatótanácsi tagok nem törekedhetnek arra, hogy saját maguknak vagy másoknak olyan előnyt biztosítsanak, amely helytelen vagy árthat az Orkla érdekeinek. Senki nem vehet részt olyan döntésben, illetve nem próbálhat meg befolyásolni olyan döntést, amely vélt vagy valós érdekellentétet eredményezhetne. Különleges figyelmet kell szentelni az olyan helyzeteknek, ahol az alkalmazott vagy az igazgatótanácsi tag személyesen érdekelt az ügyben gazdaságilag vagy másként, közvetlenül vagy közeli hozzátartozója révén.

Az alkalmazottak vagy igazgatótanácsi tagok az Orkla vállalaton kívülről nem fogadhatnak el juttatásokat anélkül, hogy értesítenék a közvetlen felettesüket (4). A juttatások nem állhatnak ellentétben az Orkla érdekeivel. Végre kell hajtani egy alapos felmérést azon tevékenységek elkerülése érdekében, amelyekről úgy tűnhet, hogy egy versenytárs, egy beszállító vagy más érdekelt személyek érdekeit segítik az Orkla rovására. Az alkalmazottak vagy igazgatótanácsi tagok nem értékesíthetnek olyan termékeket vagy szolgáltatásokat, amelyek közvetlen versengésben állnak az Orkla üzleti tevékenységeivel vagy érdekeivel.

Azon alkalmazottak vagy igazgatótanácsi tagok, akik potenciális és elfogadhatatlan érdekellentétről szereznek tudomást, kötelesek erről haladéktalanul értesíteni a közvetlen felettesüket.

3.6          Alkalmazz írásos megállapodásokat

Általános szabály, hogy az Orkla megállapodásait – alkalmazottakkal, beszállítókkal, ügyfelekkel és üzleti partnerekkel – írásba kell foglalni, és megfelelően iktatni kell.

Az összes Orkla vállalat rendszeresen köt megállapodásokat, és ezek az üzleti megállapodások létfontosságúak a vállalat sikeréhez. A szóbeli megállapodásokat bonyolult lehet ellenőrizni, és néha azt a benyomást kelthetik, hogy valami illegális vagy etikátlan dolog történt. Ezért az az általános szabály, hogy bármely Orkla vállalat köt megállapodást, azt írásba kell foglalni, és a megállapodásokat megfelelően iktatni kell.

3.7          Könyvelj pontosan

Az Orkla pénzügyi nyilvántartásának mindig pontosnak kell lennie.

Az Orkla pénzügyi nyilvántartása létfontosságú az üzletvezetéshez és a csoportnak az érdekelt felekkel szembeni kötelezettségeik teljesítéséhez. Ezért az Orkla elkötelezett az iránt, hogy pontosan vezesse az összes pénzügyi nyilvántartást. A pénzügyi tranzakciókban vagy a könyvelésben közreműködő alkalmazottaknak biztosítaniuk kell, hogy az összes tranzakciót az alkalmazandó jog, a helyes könyvelési gyakorlat és a belső követelmények szerint teljes mértékben és pontosan dokumentálnak és rögzítenek. A hamis vagy félrevezető bejegyzések semmilyen körülmények között nem fogadhatók el.

3.8          Soha ne vegyél részt korrupcióban vagy megvesztegetésben

Minden alkalmazottnak és igazgatótanácsi tagnak tartózkodnia kell a korrupció és a megvesztegetés minden formájától

Az Orkla alkalmazottak és igazgatótanácsi tagok nem vehetnek részt a megvesztegetés vagy korrupció semmilyen formájában. Ez a követelmény korrupcióellenes jogszabályokon alapul, amelyeket az összes Orkla vállalatnak be kell tartania, és világszerte az Orkla összes tevékenységére vonatkoznak. A korrupciós tevékenységekben részt vevő egyének polgári és büntetőjogi felelősségrevonással nézhetnek szembe.  A korrupt tevékenységeket a bíróság súlyosan bünteti, és azok az egyének, akiket törvénysértésben bűnösnek találnak, szabadságvesztéssel sújthatók. Ha az Orkla vállalat számára végzett munkával kapcsolatban kihívást jelentő helyzet merül fel, az alkalmazottaknak azonnal tanácsot kell kérniük a felettesüktől arra vonatkozóan, hogyan kezeljék a helyzetet törvényes módon. Ezek a beszélgetések fontos részét képezik a vállalat korrupciót és megvesztegetést megelőző törekvéseinek.

Személyes udvarias gesztusként ajándékok felajánlása és elfogadása megengedett lehet, feltéve, hogy minimális gazdasági értékük van, ritkán alkalmazzák őket, és a körülmények között teljesen helyénvalóak. Nem megengedett készpénz, illetve olyan ajándékok átadása vagy elfogadása, amelyeket egy szívességért cserébe adnak. Ajándékokat nem szabad olyan kontextusban vagy oly módon adni, ami okot adhat annak a feltételezésére, hogy az ajándék címzettje az ajándékot vagy juttatást eltitkolja a felettese előtt. Például az ajándékokat a címzett munkahelyi címére kell címezni az adott jogi vagy állami intézménynél.

Az ügyfelek részére szervezett eseményeknek mindig kell, hogy legyen egy konkrét és releváns üzleti céljuk, és csak akkor elfogadhatóak, ha mind az érték, mind a gyakoriság szempontjából ésszerűek és megfelelőek. Ugyanez az elv vonatkozik a mások által szervezett hasonló eseményeken történő részvételre, és az utaztatást és a szállást az Orkla fizeti. Azon alkalmazottak vagy igazgatótanácsi tagok, akiknek felajánlottak ajándékokat vagy szívességeket, illetve akik meg is kapták ezeket, kötelesek késedelem nélkül értesíteni a közvetlen felettesüket, aki majd eldönti, hogy az ajándékot vissza kell-e adni vagy sem.

3.9          Versenyezz becsületesen

Az alkalmazottaknak a versenytörvények betartása mellett elő kell segíteniük az igazságos versenyt.

Az Orkla mindig az alkalmazandó versenyjog, trösztellenes törvény és a marketinget ellenőrző törvények tiszteletben tartásával és betartásával versenyez a piacon. Azon alkalmazottaknak, akik részt vesznek a marketing-, az eladási, a beszerzési vagy a logisztikai tevékenységekben, biztosítaniuk kell, hogy tisztában vannak a marketinggel és eladással kapcsolatos alkalmazandó törvényekkel és belső szabályokkal és irányelvekkel. További iránymutatásért lásd az Orkla versenyszabályok kézikönyvet, és ha kétségeid vannak, kérj tanácsot az Orkla ASA jogi ügyek osztályától.

3.10       Soha ne vegyél részt bennfentes kereskedelemben

Az alkalmazottaknak és igazgatótanácsi tagoknak tartózkodniuk kell a bennfentes kereskedelemtől.

Az alkalmazottak és az igazgatótanácsi tagok nem kereskedhetnek az Orkla vagy más tőzsdén jegyzett vállalat értékpapírjaival – és nem adhatnak tanácsot másoknak sem ilyen kereskedésről –  olyan nem nyilvános információk alapján, amelyekhez az Orkla számára végzett munka során jutottak hozzá, és amelyek – ha nyilvánosan is ismertek lennének – befolyásolhatnák az értékpapírok árát.

Ha egy alkalmazott vagy igazgatótanácsi tag nem biztos benne, hogyan alkalmazza vagy értelmezze az Orkla vállalatnak a bennfentes kereskedelemre vonatkozó követelményeit vagy a közjogot erre vonatkozóan, tanácsot kell kérnie az Orkla ASA jogi ügyek osztályától.

3.11       Soha ne vegyél részt pénzmosásban

Az alkalmazottak és igazgatótanácsi tagok soha, semmilyen körülmények között nem vehetnek részt pénzmosásban.

A pénzmosás olyan tevékenység, amelynek az a célja, hogy a bűncselekmények révén szerzett pénzt úgy tüntessék fel, mintha törvényesen keresték volna. A törvény tiltja a pénzmosást, és az Orkla nem tolerálja. Amennyiben egy alkalmazott olyan tevékenységeket figyel meg, amelyek arra engednek következtetni, hogy pénzmosás folyik vagy folyt a vállalat tevékenységeivel kapcsolatban, az alkalmazottnak azonnal jelentenie kell ezt az aggodalmát az Orkla vállalatnak.

Ugyanezek a szabályok érvényesek az olyan tevékenységekre, amelyeknek az a célja, hogy spekuláljon az adók, vámok vagy egyéb illetékek törvénytelen vagy illojális elkerülésének felderíthetetlenségével.

3.12       Mondj nemet a szexuális szolgáltatások igénybevételére

Az alkalmazottaknak és igazgatótanácsi tagoknak tartózkodniuk kell a szexuális szolgáltatások igénybevételétől, amikor az Orkla képviseletében járnak el.

Bizonyos országokban tiltja a törvény a szexuális szolgáltatások vásárlását. Az Orkla még az olyan országokban is tiltja a csoportnak végzett munkával vagy megbízásokkal kapcsolatosan az ilyen tevékenységeket, amelyekben azok a törvény által nincsenek tiltva. Így az Orkla is hozzájárul az emberi jogokat sértő emberkereskedelem leküzdésére irányuló törekvésekhez.

3.13       Kábítószerek és alkohol

Az alkalmazottak és igazgatótanácsi tagok nem dolgozhatnak kábító hatású anyagok és/vagy alkohol hatása alatt.

A kábítószerek használatát a legtöbb országban tiltja a törvény. Az Orkla a munkavégzéssel kapcsolatosan nem fogadja el a kábítószerek használatát. Ez vonatkozik olyan esetekre is, amikor valaki kiküldetésen vagy üzleti úton van az Orkla megbízásából. Azonban alkoholt felszolgálhatnak vállalati vendéglátás vagy vállalati események részeként, feltéve, hogy a fogyasztás mérsékelt, és hogy az alkoholt fogyasztó személy nem működtet gépeket, nem vezet autót, illetve nem végez más olyan munkát, amely összeegyeztethetetlen az alkoholfogyasztással.

4.0          Megfelelés és végrehajtás

4.1          Megfelelési kötelezettség

Minden Orkla alkalmazott és igazgatótanácsi tag személyes felelősséggel tartozik a jelen magatartási szabályzatban meghatározott összes követelmény betartásáért. Az alkalmazottak és igazgatótanácsi tagok nem járhatnak el a magatartási szabályzattal ellentétes módon (illetve nem bátoríthatnak erre másokat). Ez a követelmény érvényes akkor is, ha egy alapelv megsértése az Orkla érdekeit szolgálhatná.

Ha bármilyen bizonytalanság merül fel arra vonatkozóan, hogy egy adott tevékenység összhangban van-e a jelen magatartási szabályzat alapelveivel, akkor azt – amennyire megvalósítható – előre meg kell beszélni, elsősorban a közvetlen felettessel. Az Orkla hisz a felelős magatartásról való beszélgetésekben, amennyiben azok informálisak és a fejlődésre koncentrálnak. Mindazonáltal a jelen magatartási szabályzatban megállapított követelmények megszegése belső fegyelmezési eljárást vonhat maga után, és súlyos esetekben elbocsátást vagy bűnvádi eljárást is eredményezhet.

4.2          Visszaélés jelentése

Amennyiben egy alkalmazott törvénytelen magatartást vagy a jelen magatartási szabályzatban szereplő alapelvek megsértésének minősülő magatartást figyel meg, azt szóban vagy írásban jelentenie kell a közvetlen felettesének. Ha az alkalmazott számára kellemetlen ezt a közvetlen felettesének jelentenie, a jelentés címezhető a vállalat Humán erőforrás részlegének vezetője vagy az Orkla ASA Belső Ellenőrzési Testület vezetője részére.

Ha az alkalmazott úgy kívánja, a jelentés benyújtható bizalmasan, akár névtelenül is. Minden személynek, aki átvett ilyen bizalmas jelentést vagy információhoz jutott ilyen jelentésről, az érintett alkalmazott védelme érdekében az információt szigorúan bizalmasan kell kezelnie. Minden jelentést, amely törvénytelen tevékenységekre vagy a jelen magatartási szabályzat megsértésére vonatkozik, komolyan kell venni és megfelelően ki kell vizsgálni. Az Orkla elutasítja a retorziót azon alkalmazottakkal vagy igazgatótanácsi tagokkal szemben, akik jóhiszeműen az alkalmazandó jog vagy a jelen magatartási szabályzatban szereplő alapelvek megsértését (vagy vélt megsértését) jelentették. Bármely alkalmazott vagy igazgatótanácsi tag, aki úgy érzi, hogy az Orkla bármely dolgozója egy jelentést bármilyen módon ellene használt fel, ezt jelentheti a közvetlen felettesének vagy közvetlenül az Orkla ASA Belső Ellenőrzési Testülete vezetőjének. Az Orkla ASA Belső Ellenőrzési Testületének vezetője független az Orkla vonalbeli szervezettől, és közvetlenül vagy az Orkla ASA Ellenőrző Bizottságnak, az Orkla ASA igazgatótanácsnak vagy az Orkla ASA vállalati közgyűlésnek jelent.

Visszaélés jelentése az Orkla visszaélés-jelentő csatornáján keresztül: https://report.whistleb.com/en/orkla

4.3          Végrehajtás és ellenőrzés

A jelen magatartási szabályzat végrehajtásáért minden vállalatban a vállalat elnök-vezérigazgatója felelős a Humán Erőforrás részleggel együttműködve. A magatartási szabályzatot ki kell osztani az összes alkalmazottnak, vezetőnek és igazgatótanácsi tagnak. A magatartási szabályzatot meg kell említeni a vállalat munkaszerződéseiben és a személyzeti kézikönyvben is

Minden alkalmazottnak, vezetőnek és igazgatótanácsi tagnak figyelmesen el kell olvasnia a magatartási szabályzatot. Ezenkívül részt kell venniük az Orkla és/vagy az adott vállalat által kínált képzésen.

Az Orkla ASA felelős a jelen magatartási szabályzat frissítéséért és a vonatkozó háttéranyag kidolgozásáért, és segíthet is a vállalatoknak a tudatosságot erősítő képzésekkel kapcsolatosan. A szervezeti egységek igazgatótanácsi megbeszéléseinek és az Orkla fenntarthatósági jelentésének részeként évente felülvizsgálják a vállalatok tevékenységeinek állapotát a jelen magatartási szabályzathoz viszonyítva.

Ez a magatartási szabályzat olyan konkrét alapelvek ismertetése, amelyek az alkalmazottak és az igazgatótanácsi tagok magatartására vonatkoznak. Nem teremt semmilyen törvényes jogot az ügyfelek, beszállítók, versenytársak, részvényesek vagy bármely harmadik fél számára.

5.0 Jóváhagyás

A magatartási szabályzatot az Orkla ASA igazgatótanácsa hagyta jóvá 2011. december 15-én.

(1) A jelen Alkalmazotti magatartási szabályzatban az „Orkla”-ra történő utalás az Orkla cégcsoport egészére történő utalásként kell érteni, tehát Orkla ASA és annak leányvállalatai.

(2) A jelen magatartási szabályzatban az „alkalmazottak”-ra történő utalás az Orkla ASA vállalatban és annak leányvállalataiban dolgozó összes alkalmazottra és vezetőre értendő.

(3) Az „igazgatótanács tagjai” utalás az Orkla ASA igazgatótanácsának tagjaira és a belső vállalati igazgatótanácsok tagjaira vonatkozik.

(4) Az igazgatótanácsi tagoknak konzultálniuk kell az igazgatótanács elnökével